3 ประโยชน์หลัก จากการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

3 ประโยชน์หลัก จากการใช้งานเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

     ปัจจุบันนี้น้อยคนนักที่จะไม่ได้ทำงานโดยใช้คอมพิวเตอร์ เอกสารหลาย ๆ ประเภทนั้นต้องทำโดยโปรแกรมต่าง ๆ ที่มีให้เลือกมากมายหลากหลาย ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมจาก Microsoft อย่างเช่น MS Word, MS Excel, MS Powerpoint หรือโปรแกรมสำเร็จรูปหลาย ๆ โปรแกรมที่ถูกพัฒนาขึ้นมาเพื่ออำนวยความสะดวกในการสร้างเอกสารมากขึ้น
     การที่เราใช้ชุดโปรแกรมเหล่านี้ในการสร้างเอกสารนั้น สิ่งที่เราจะได้ก็คือ เอกสารในรูปแบบของไฟล์ ซึ่งในที่นี้ก็คือ เอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั่นเอง เชื่อว่าปัจจุบันนี้บริษัทเกือบ 100% จัดทำเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์กันหมดแล้ว การที่มีคนจำนวนมากปฎิบัติในแนวทางเดียวกันขนาดนี้นั้น แน่นอนว่ามันต้องมีประโยชน์ อย่างชัดเจนในการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์อย่างแน่นอน เรามาดูกันดีกว่า ว่า ประโยชน์หลัก ๆ 3 อย่างในการใช้เอกสารรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์คืออะไรบ้าง
     1. ความปลอดภัย – หลายคนอาจจะเข้าใจว่า การเก็บเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นมีความปลอดภัยต่ำ สู้ปริ้นเป็นกระดาษเก็บไว้ในแฟ้มลิ้นชัก ล็อคเก็บไว้ไม่ได้ จริง ๆ แล้วนั้นแนวคิดนี้ไม่ถูกต้องเสมอไป การที่เราเก็บไฟล์ไว้ในคอมพิวเตอร์ และระบบกลางซึ่งเป็นระบบจัดเก็บที่ไว้ใจได้ (หรือที่เรียกกันว่า Cloud ) นั้น การที่ผู้ใด (ที่ไม่ได้รับอนุญาตให้เข้าถึงเอกสาร)จะเข้าไปเปิดดู จัดการหรือ กระทำสิ่งใดกับเอกสารเหล่านั้นเป็นอะไรที่ยากมาก และในคลาวด์บางแห่งนั้น จะมีการแจ้งด้วยว่า มีบุคคลใดเข้ามากระทำการอะไรกับเอกสารนั้นบ้างในตอนไหน ซึ่งจริง ๆ แล้วเอกสารที่ถูกจัดเก็บทางอิเล็กทรอนิกส์นั้นปลอดภัยมาก ๆ แถม ยังไม่มีความเสี่ยงจากการที่เอกสารจะสูญหาย ไฟไหม้ หรือ เกิดภัยธรรมชาติอื่นใดซึ่งเป็นเหตุให้เอกสารนั้นถูกทำลายไปอีกด้วย
     2. ระบบการจัดเก็บและบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพ พร้อมประหยัดทรัพยากรในการจัดเก็บ – การที่เราปริ้นเอกสารเก็บไว้นั้น เราต้องใช้ทรัพยากรมากมายทั้ง เครื่องปรินท์ กระดาษ แฟ้ม ตู้เก็บเอกสาร สันแฟ้ม ที่เย็บกระดาษ ที่หนีบกระดาษ สถานที่ในการเก็บตู้เก็บแฟ้ม ซึ่งทุกอย่างนั้นเป็นทรัพยากรที่เราต้องซื้อหามา อีกทั้งระบบการจัดเก็บและบริหารจัดการที่ต้องยุ่งยากให้การวางลำดับขั้น แยกแยะ แปะป้าย หรือทำสัญลักษณ์บอกหมวดหมู่ มีโอกาสที่จะปะปนกัน และ ยากต่อการเข้าถึง ค้นหา และ เรียกใช้ซ้ำมาก อีกทั้งหากเราต้องการเพิ่มจำนวน (ทำสำเนา) ก็ต้องใช้กระดาษเพิ่มหมึกพิมพ์เพิ่ม เพิ่มคอสท์ในการบริหารจัดการเข้าไปอีก ฉะนั้นการที่เราใช้ E-document ระบบการจัดการจะเป็นระเบียบ ประหยัดสะดวก และรวดเร็วในการเรียกใช้อีกหลายเท่าตัว
     3. ความสะดวก รวดเร็วในการเข้าถึง จากหลาย ๆ ฝ่าย – ในการจัดเก็บเอกสารแบบเดิมนั้นการที่ภาคส่วนอื่น ๆ ในองค์กรจะเข้าถึง สิ่งที่จะทำก็จะต้องทำการส่งให้อีกฝ่ายเช่นกัน ซึ่งอาจจะเกิดความล่าช้าและไม่สะดวกในการเข้าถึงเอกสารเมื่อต้องการได้ทันท่วงที เช่น ตอนไปออกปฎิบัติงานนอกสถานที่ หรือ การทำงานจากทางไกล ดังนั้นการที่เราจัดเก็บเอกสารไว้บนพื้นที่ส่วนกลาง ก็เหมือนกับว่า ไม่ว่าจะเราอยู่ที่ไหน ขอแค่เรามีอินเตอร์เน็ท ก็สามารถเข้าไปดึงเอกสารเหล่านั้นมาใช้ได้ในทันที
     แล้วอะไรที่เป็นเหตุผลที่เรายังจะต้องปริ้นท์เอกสารและจัดเก็บในรูปแบบเดิม ๆ อีก? ในเมื่อปัจจุบันแทบจะ 100 เปอร์เซ็นเราทำเอกสารในระบบอิเล็กทรอนิกส์ทั้งหมด คำตอบคือ ในขั้นตอนที่เราต้องลงลายมือชื่อ หรือ ขั้นตอนการเซ็นชื่อนั่นเอง เป็นเหตุผล เหตุใหญ่ที่เราจะต้องปริ้นท์ออกมา แล้วเซ็นมันด้วยปากกาจริง ๆ
     แล้วจะดีกว่าไหมครับ ถ้ามีชุดโปรแกรมสักอย่างนึงที่มาช่วยในจุดนี้ได้ ทำให้งานของคุณเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ 100% อย่างแท้จริง ทำให้โฟลว์งานไหลลื่น และรวดเร็วสะดวกสบาย ทั้งยังปลอดภัย และ มีผลทางกฎหมายเหมือนเช่นเอกสารที่เป็นกระดาษทุก ๆ อย่าง ให้ วาเรียส ไซน์ ช่วยคุณ ในเรื่องนี้ตอนนี้! ด้วยมาตรฐานโปรแกรมจากยุโรป วาเรียส ไซน์ได้ช่วยให้งานของผู้ใช้งานในยุโรป และ ประเทศไทย มากกว่า 4,000 ผู้ใข้ ง่ายรวดเร็วและปลอดภัยแล้ว องค์กรของคุณเองก็สามารถใช้งานวาเรียสได้ด้วยเช่นกัน
Inbox Facebook @VariasSign
เว็บไซต์ https://varias.co.th
Email: office@atom-outsource.co.th
โทร. 02-114-7476 ต่อ 105